PRAKTICKÉ TIPY, JAK ZVLÁDAT SVŮJ TIME MANAGEMENT

Během své praxe kouče se velmi často setkávám u svých klientů s problémy s plánování času. Ať už se jedná o sportovce nebo nesportovce, správa času je podle mě klíčovou dovedností pro osobní i pracovní štěstí. Nezáleží totiž na tom, jestli se živíte sportem, jste zaměstnaní, studujete nebo podnikáte. Správné rozvržení času a přehledný systém plánování je klíčem ke snížení stresu z toho, že nic nestíháte. Tečka.

Několikrát do měsíce, někdy i týdne koučuji klienty na dovednost zvládání svého života v časové ose, oknech nebo celcích. Často se setkávám s tím, že lidé zažívají doslova aha momenty při našich rozpravách, díky kterým postupně začínají plánovat své kroky, využívají různé plánovací systémy a díky tomu se jim, a také lidem okolo, značně uleví. V tomto článku bych vám rád přinesl pár praktických tipů, jak byste mohli zlepšit svůj Time management a dosáhnout většího pocitu kontroly nad svým časem a životem.

Vytvořte si přehled

Prvním krokem k lepšímu Time managementu je získat přehled o svých povinnostech, úkolech a cílech. Vytvořte si seznam úkolů, které musíte splnit na nejbližší období (např. týden nebo měsíc), a následně je uspořádejte podle priority. To můžete udělat pomocí očíslování nebo sepsání nového podseznamu. Poté už použijte nástroje, které vám s plánováním času pomohou. Mohou to být plánovače, diáře, kalendáře nebo elektronické aplikace pro správu úkolů, které vám pomohou organizovat a sledovat vaše časové plány. Někomu sedí pořád více papír (například mně), jinému elektronická verze. Nebraňte se, nebojte se, vyzkoušejte podle chuti, protože změnit to můžete vždycky. Hlavní je začít.

Stanovte si jasné cíle

Nastavte si jasné a měřitelné cíle, které vám pomohou zaměřit se na to, co je pro vás důležité. Rozdělte si velké úkoly na menší kroky a stanovte si termíny pro jejich dokončení. Tímto způsobem si vytvoříte strukturu a budete mít lepší přehled o svém pokroku. Takovým příkladem by mohlo být například obvolat do konce týdne 15 klientů. 5 pracovních dní = 3 hovory v průměru denně. Vytvořte si ve svém novém plánovači okno, kdy a komu přesně budete který den volat. Pondělí = 9 – 10 = obvolat 3 klienty z mého seznamu.

Prioritizujte úkoly

Každý den se setkáváme s mnoha úkoly a povinnostmi. Abyste udrželi svůj Time management pod kontrolou, je důležité se naučit prioritizovat. Identifikujte ty úkoly, které mají nejvyšší důležitost a neodkladnost, a začněte s nimi. Vyvarujte se sklouznutí do pasti neustálého plnění nejmenších úkolů, které vás odvádějí od dosažení skutečných cílů.

Nenechte se vyvést z koncentrace

Rušení je jedním z největších nepřátel dobrého time managementu. Naučte se minimalizovat rušivé prvky ve svém okolí. Vypněte upozornění na telefonu, uzavřete sociální média a vytvořte si klidné pracovní prostředí. Pamatujte si, že každé přerušení způsobuje ztrátu času a zpomaluje vaši produktivitu. Pokud potřebujete soustředit se na důležité úkoly, zvažte vytvoření časového bloku bez rušení, kdy se zaměříte pouze na danou úlohu.

Neodkládejte věci – odbavujte je

Prokrastinace je častým nepřítelem úspěšného Time managementu. Pokud se vám zdá, že neustále odkládáte důležité úkoly, zkuste najít příčinu tohoto chování. Mohou to být strach z neúspěchu, nedostatek motivace nebo nedostatek jasného plánu. Identifikujte tyto překážky a najděte strategie, které vám pomohou překonat prokrastinaci a začít jednat.

Vytvořte si vyvážený rozvrh

Správný time management znamená také udržovat vyvážený životní styl. Nezapomínejte na čas pro odpočinek, rodinu, přátele a zájmy. Vytvořte si harmonogram, který zahrnuje nejen pracovní povinnosti, ale také čas na regeneraci a radost. Tímto způsobem budete mít energii a motivaci pro své úkoly.

Očekávejte změny

Někdy se mohou plány změnit a neočekávané události mohou vstoupit do vašeho rozvrhu. Buďte flexibilní a naučte se přizpůsobit novým situacím. V případě potřeby upravte svůj plán a přesuňte priority. Důležité je udržovat si schopnost přizpůsobit se a efektivně reagovat na změny. Počítejte s tím, že přibližně 20 % věcí, které jste si naplánovali, se nejspíš neuskuteční nebo změní.

5‘ každý večer a 15‘ v neděli

Tuhle metodu praktikuji už více než 5 let a nejspíš s ní nikdy nepřestanu. Pětiminutová večerní kontrola diáře a připomenutí si toho, co mě druhý den čeká, je pro mě naprostým základem. Vím totiž okamžitě kdy, kde a proč mám být, mohu se na to mentálně připravit (vizualizovat) na další den a snížit tak stres, který by mě jinak čekal. V neděli tato osobní plánovací schůzka s trvá ještě o něco déle, a to 15‘. Doplánuji si schůzky, dopíšu menší úkoly, zvýrazním priority a ověřím si, že vše sedí. V hlavě si tím vytvořím jasný a přehledný plán na celý další týden.

Správa času je dovednost a můžeme ji rozvíjet a zdokonalovat. S uplatněním těchto praktických tipů získáte větší kontrolu nad svým Time managementem a dosáhnete větší kontroly nad věcmi ve svém životě. Jako s každou dovedností, tak i s tou v rámci ovládání svého času platí, že je potřeba vytrvalosti, konzistence a opakování. Jenom tak si totiž najdete systém, který vám bude sedět na míru.